Kontrole Państwowej Inspekcji Pracy nigdy nie jest przyjemnym doświadczeniem dla pracodawcy. Stres i obawy o wysoki mandat za ewentualne niedociągnięcia sprawiają, że dla wielu jest to wyjątkowo trudny czas. Okazuje się, że pomimo pandemii COVID-19 kontrole wcale nie ustały – zmianie uległy natomiast formy i metody wykorzystywane podczas kontroli. Co warto o nich wiedzieć? Jak się przygotować?
Brak jasności prawnej
Niestety, pomimo iż restrykcje i ograniczenia dotykające większość przedsiębiorców trwają już ponad rok, to wciąż nie powstało żadne zarządzenie regulujące kwestie prowadzenia kontroli w reżimie sanitarnym, wymuszonym przez COVID-19. Właściwie jedynym źródłem informacji są zapisy na stronie Głównego Inspektoratu Pracy informujące o nowych zasadach prowadzenia kontroli podczas epidemii. Zapisy dopuszczają trzy formy inspekcji – osobiście w siedzibie pracodawcy, w trybie zdalnym i tzw. hybrydowym (część dokumentacji kontrolowana zdalnie, a kontrola warunków pracy osobiście). Jeśli kontrola dotyczy typowo warunków pracy pracowników, to powinna odbyć się w trybie stacjonarnym lub mieszanym – ważne jest bowiem osobiste upewnienie się przez inspektora co do warunków pracy.
Kontrole w trybie COVID – czego dotyczą?
Pomimo iż podczas pandemii COVID-19 zwiększyła się liczba kontroli, z jakimi zmagają się pracodawcy (m.in. ze strony Sanepidu), to zakres kontroli PIP nie uległ większym zmianom. W dalszym ciągu skupiają się oni głównie na kontrolowaniu prawnych aspektów zatrudnienia (umów, dokumentacji, przestrzegania czasu pracy, urlopów), a także bezpieczeństwa pracowników podczas świadczenia pracy (tu m.in. sprawdzane są szkolenia, badania okresowe, dostępne środki ochrony indywidualnej i zbiorowej, sprawność maszyn i urządzeń i inne aspekty wpływające na bezpieczeństwo podczas pracy). Dodatkowo, w związku ze stanem epidemii kontrolowane jest również wywiązywanie się przez pracodawców z obowiązkowego dostarczania odzieży i obuwia roboczego, a także środków ochronnych pomagających w redukcji narażenia na czynniki biologiczne (np. redukcję szans zarażenia koronowirusem). Pracodawca także powinien zapewniać regularne pranie i konserwację odzieży i obuwia i zwłaszcza w tym okresie jest to przedmiotem kontroli Inspekcji Pracy.
Kontroli podlega również aktualizacja kart oceny ryzyka zawodowego – na każdym stanowisku mamy teraz do czynienia z nowych czynnikiem zagrożenia, jakim jest SARS-CoV-2, dlatego dokumentacja powinna obejmować również sposoby minimalizacji na to zagrożenie i działania podejmowane, by ograniczać ryzyko zachorowania.
Co z reżimem sanitarnym?
Co ważne, w myśl obowiązujących przepisów, Inspektorzy PIP nie mają uprawnień do kontrolowania reżimu sanitarnego w zakładzie pracy. Ustanowione w związku z pandemią przepisy nie stanowią bowiem przepisów prawa pracy. Nie oznacza to jednak, że w razie kontroli takie elementy jak zasłanianie ust i nosa, zachowanie odległości pomiędzy pracującymi pracownikami czy wykorzystanie środków dezynfekcyjnych nie zostanie ocenione – inspektorzy powołują się tu na zapis o rozwiązaniach profilaktycznych (zmierzających do ograniczenia ekspozycji na koronawirusa), które w większości są zgodne z rozporządzeniami dotyczącymi przepisów sanitarnych.
Kontrola Inspekcji Pracy a praca zdalna
Od ponad roku praca zdalna cieszy się niesłabnącą popularnością – to właśnie dzięki niej możliwe jest kontynuowanie działalności przez pracowników biurowych i administracyjnych. W związku z brakami w istniejących przepisach można powiedzieć, że praca zdalna nie jest regulowana przez administrację państwową. Oczywiście nie oznacza to nadal, że zachodzi pełna dowolność w kształtowaniu warunków pracy – w tym przypadku również świadczenie pracy odbywa się na podstawie umowy o pracę pomiędzy pracownikiem i pracodawcą, co pozwala na ich kontrolę. Szczególnie jeśli np. do Inspekcji Pracy napłynęłaby skarga od któregoś z pracowników. W takim przypadku ocenione zostaną ustalenia pomiędzy stronami przed oddelegowaniem pracownika do pracy z domu (techniczne i lokalowe warunki pracownika), a także czy pracownik otrzymał niezbędne narzędzia od pracodawcy do wypełniania swoich obowiązków. Skontrolowany może zostać także charakter pracy i jej zgodność z zapisami umowy.
Kontrola w czasie COVID-19 – jak się przygotować?
Oczywiście najlepszym sposobem na kontrolę w zakładzie pracy jest dokładanie starań, by spełnione zostały wszystkie wymagania prawne dotyczące Twojej firmy. Regularne przeprowadzanie szkoleń pracowniczych, uzupełnianie dokumentacji dotyczącej ryzyka zawodowego, na bieżąco aktualizowana dokumentacja pracownicza, przydział odzieży i obuwia adekwatny do wykonywanej pracy – to wszystko, co pozwoli Ci utrzymać w zakładzie wysoki poziom bezpieczeństwa i ze spokojem przyjąć inspektorów. Na profesjonalną i kompleksową obsługę BHP w Twojej firmie możesz liczyć w Centrum BHP, które oferuje usługi dopasowane do sytuacji sanitarno-epidemiologicznej – np. szkolenia wykonywane na miejscu, w zakładzie pracy, ale także zdalnie i hybrydowo. Możesz mieć więc pewność, że stan BHP w Twojej firmie nie będzie wzbudzał wątpliwości, a Twoi pracownicy przez cały czas będą pracowali w godnych i bezpiecznych warunkach.
CENTRUM BHP S.C.